Audit Trail und elektronische Signaturen
Manipulationssicherer Audit Trail
Jede Änderung erfasst wer, was, wann, vorher und nachher. Jeder Eintrag ist kryptografisch mit dem vorherigen verkettet, und die Kette kann jederzeit geprüft werden.
Der Audit Trail kann nicht bearbeitet werden
Das Datenbankkonto der Software darf einen Eintrag weder ändern noch löschen. Das setzt die Datenbank durch, nicht die Software.
Elektronische Signaturen
Der Unterzeichner gibt sein Passwort erneut ein; diese zweite Anmeldung ist der zweite Faktor. Name, akzeptierte Bedeutung und gehaltene Lizenz werden in diesem Moment festgehalten.
Eine Signatur, eine Aktion
Eine Signatur wird für eine Aktion an einem Datensatz erzeugt und dabei verbraucht. Sie ist nicht wiederverwendbar; ein zweiter Versuch wird abgelehnt.
Der Compliance-Export
Ein Klick erzeugt die vollständige regulatorische Kopie: den Datensatz, seinen kompletten Audit Trail, die Signaturen mit ihrer Bedeutung und eine Liste aller Anhänge.
Gedruckte Datensätze
Jeder Datensatz druckt als formales Dokument: identifiziert, zugeordnet und mit Angabe der Zeitzone, denn 14:32 allein bezeichnet keinen Zeitpunkt.
Nichts wird je gelöscht
Keine Lizenzstufe kann einen Datensatz löschen, auch der Systemadministrator nicht, und die Software enthält keinen Code dafür.
Eine Freigabe unterschreiben
Der Unterzeichner wählt die Bedeutung und gibt sein Passwort erneut ein. Die akzeptierte Bedeutung, sein Name und die gehaltene Lizenz werden in diesem Moment festgehalten und sind danach nicht mehr änderbar.
Der Audit Trail
Jeder Eintrag nennt die Person, die Aktion, den Status davor und danach sowie die zugehörige Freigabe. Die Einträge sind miteinander verkettet und nicht bearbeitbar.
Workflow und Freigaben
Funktionstrennung
Wer einen Datensatz anlegt, sieht die Freigabe-Schaltfläche nicht. Eine Person allein kann ein Qualitätsereignis nicht abschließen.
Wer welche Aktion ausführen darf
Jede Aktion benennt, wer sie ausführen darf: Bearbeiter, QA-Freigebender, Eigentümer. Alle anderen sehen die Schaltfläche nicht, und der Server weist sie ab.
Felder sperren je nach Status
Ein Datensatz in Prüfung ist eingefroren: Wortlaut, Termine, Schweregrad. Welche Felder in welchem Status sperren, ist eine Einstellung und nicht fest einprogrammiert.
Eine Person behält ein Feld
In einem eingefrorenen Datensatz behält genau die Person, auf die der Workflow wartet, genau das geforderte Feld — sonst niemand. Ein Datensatz, den niemand ändern kann, käme nie voran.
Parallele Freigaben
Ein Änderungsplan kann beliebig viele Freigebende benennen, jeweils erforderlich oder optional, die parallel unterschreiben. Der Qualität wird nichts gezeigt, bis die Gruppe fertig ist; sie zeichnet zuletzt.
Der Workflow am Datensatz
Jeder Datensatz zeigt seine Schritte und den aktuellen Stand, daneben die Aktionen, die der betrachtenden Person offenstehen.
Verknüpfte Datensätze sind kontrolliert
Welche verknüpften Datensätze in welchem Status angelegt werden dürfen, prüft der Server. Ein Datensatz schließt nicht, solange ein abhängiger noch offen ist.
Termine ändern sich nur auf Antrag
Ein gesperrtes Fälligkeitsdatum ändert sich nur auf einem Weg: über einen begründeten Antrag, den eine andere Person freigibt und unterschreibt. Niemand ändert ein Datum direkt.
Jede Ablehnung nennt einen Grund
Eine Ablehnung oder Stornierung erfordert Signatur und schriftliche Begründung, und der Datensatz kehrt in einen Status zurück, in dem der Fehler behoben werden kann.
Freigaben in Reihenfolge
Zwei Personen werden gleichzeitig gefragt, eine verpflichtend und eine optional. Die Qualität ist der zweite Schritt und sieht nichts, bis der erste abgeschlossen ist.
Wo der Datensatz steht
Jeder Datensatz zeigt seine Schritte und den erreichten Punkt. Die Aktion daneben ist die, die diese Person ausführen darf; eine andere sieht andere oder keine.
