La piste d'audit et les signatures électroniques
Piste d'audit inviolable
Chaque modification enregistre qui, quoi, quand, avant et après. Chaque entrée est chaînée cryptographiquement à la précédente, et la chaîne peut être vérifiée à tout moment.
La piste d'audit ne peut pas être modifiée
Le compte de base de données utilisé par le logiciel n'a aucune permission de modifier ou de supprimer une entrée. C'est la base de données qui l'impose, pas le logiciel.
Signatures électroniques
Le signataire saisit à nouveau son mot de passe, et cette seconde connexion constitue le second facteur. Le nom, la signification acceptée et la licence détenue sont tous enregistrés à cet instant.
Une signature, une action
Une signature est créée pour une action sur un enregistrement, et consommée par elle. Elle ne peut pas être réutilisée, et une seconde tentative est refusée.
L'export de conformité
Un clic produit la copie réglementaire complète d'un enregistrement : l'enregistrement, sa piste d'audit intégrale, ses signatures avec leur signification, et la liste de tous les fichiers joints.
Enregistrements imprimés
Tout enregistrement s'imprime comme un document formel : identifié, attribué et indiquant le fuseau horaire d'impression, car 14:32 seul n'identifie pas un instant.
Rien n'est jamais supprimé
Aucun niveau de licence ne peut supprimer un enregistrement, pas même l'administrateur système, et le logiciel ne contient aucun code qui le permettrait.
Signer une approbation
Le signataire choisit la signification, puis saisit à nouveau son mot de passe. La signification acceptée, son nom et la licence qu'il détenait sont enregistrés à cet instant et ne peuvent plus être modifiés.
La piste d'audit
Chaque entrée nomme la personne, l'action, le statut avant et après, et l'approbation à laquelle elle se rattache. Les entrées sont chaînées entre elles et ne peuvent pas être modifiées.
Flux de travail et approbations
Séparation des tâches
La personne qui crée un enregistrement ne voit pas le bouton qui l'approuve. Une seule personne ne peut pas mener à bien un événement qualité à elle seule.
Qui peut effectuer chaque action
Chaque action désigne la personne qui peut l'exécuter : le responsable assigné, l'approbateur QA, le propriétaire de l'enregistrement. Les autres ne voient pas le bouton, et le serveur les refuse s'ils essaient.
Les champs se verrouillent selon le statut
Un enregistrement en cours de revue est figé : sa formulation, ses dates, sa criticité. Les champs qui se verrouillent dans chaque statut sont un paramètre, et non une règle codée dans le logiciel.
Une personne garde un champ
Sur un enregistrement figé, la seule personne que le flux attend conserve exactement le champ qui lui est demandé, et personne d'autre. Un enregistrement que personne ne peut modifier ne pourrait jamais avancer.
Approbations parallèles
Un plan de changement peut nommer autant d'approbateurs que nécessaire, chacun obligatoire ou facultatif, et ils signent en parallèle. La qualité ne voit rien tant que le groupe n'a pas terminé, et signe en dernier.
Le flux affiché sur l'enregistrement
Chaque enregistrement affiche ses propres étapes et sa position actuelle, à côté des actions disponibles pour la personne qui le consulte.
Les enregistrements liés sont contrôlés
Les enregistrements liés qui peuvent être créés, et dans quel statut, sont vérifiés sur le serveur. Un enregistrement ne peut pas être clôturé tant qu'un enregistrement lié dont il dépend est encore ouvert.
Les délais ne changent que sur demande
Une fois un délai verrouillé, il ne peut changer que d'une seule façon : une demande justifiée, approuvée et signée par quelqu'un d'autre. Personne ne modifie une date directement.
Chaque rejet indique un motif
Un rejet ou une annulation exige une signature et un motif écrit, et l'enregistrement revient à un statut où l'erreur peut réellement être corrigée.
Approbations dans l'ordre
Deux personnes sont sollicitées en même temps, l'une obligatoire et l'autre facultative. La qualité constitue la deuxième étape et ne voit rien tant que la première n'est pas terminée.
Où en est l'enregistrement
Chaque enregistrement affiche ses propres étapes et le point où il en est. L'action à côté est celle que cette personne peut exécuter ; une autre personne en voit un ensemble différent, ou aucun.
