El registro de auditoría y las firmas electrónicas
Registro de auditoría a prueba de manipulaciones
Cada cambio registra quién, qué, cuándo, antes y después. Cada entrada se encadena criptográficamente con la anterior, y la cadena puede comprobarse en cualquier momento.
El registro de auditoría no se puede editar
La cuenta de base de datos que usa el software no tiene permiso para modificar ni borrar una entrada. Lo impone la base de datos, no el software.
Firmas electrónicas
El firmante vuelve a escribir su contraseña, y ese segundo inicio de sesión es el segundo factor. El nombre, el significado que aceptó y la licencia que tenía quedan registrados en ese momento.
Una firma, una acción
Una firma se crea para una acción sobre un registro y se consume con ella. No puede reutilizarse, y un segundo intento se rechaza.
La exportación de cumplimiento
Un clic produce la copia regulatoria completa de un registro: el registro, su historial de auditoría completo, sus firmas con su significado y la lista de cada archivo adjunto.
Registros impresos
Cualquier registro se imprime como documento formal: identificado, atribuido e indicando la zona horaria en que se imprimió, porque 14:32 por sí solo no identifica un momento.
Nada se borra nunca
Ningún nivel de licencia puede borrar un registro, ni siquiera el administrador del sistema, y el software no contiene código capaz de hacerlo.
Firmar una aprobación
El firmante elige el significado y vuelve a escribir su contraseña. El significado que aceptó, su nombre y la licencia que tenía quedan registrados en ese momento y no pueden modificarse después.
El registro de auditoría
Cada entrada indica la persona, la acción, el estado antes y después, y la aprobación a la que pertenece. Las entradas se encadenan entre sí y no pueden editarse.
Flujo de trabajo y aprobaciones
Segregación de funciones
A quien crea un registro no se le muestra el botón que lo aprueba. Una sola persona no puede completar un evento de calidad.
Quién puede ejecutar cada acción
Cada acción indica quién puede ejecutarla: el asignado, el aprobador de calidad, el propietario del registro. El resto no ve el botón, y el servidor lo rechaza si lo intenta.
Los campos se bloquean según el estado
Un registro en revisión queda congelado: su redacción, sus fechas, su severidad. Qué campos se bloquean en qué estado es una configuración, no algo fijo en el software.
Una persona conserva un campo
En un registro congelado, la única persona a la que el flujo espera conserva exactamente el campo que se le pide, y nadie más. Un registro que nadie puede modificar nunca podría avanzar.
Aprobaciones paralelas
Un plan de cambio puede nombrar tantos aprobadores como necesite, obligatorios u opcionales, y todos firman en paralelo. A calidad no se le muestra nada hasta que el grupo termina, y firma al final.
El flujo de trabajo en el registro
Cada registro muestra sus propios pasos y en qué punto se encuentra, junto a las acciones disponibles para quien lo está viendo.
Los registros vinculados están controlados
Qué registros vinculados pueden crearse, y en qué estado, se comprueba en el servidor. Un registro no puede cerrarse mientras siga abierto otro del que depende.
Las fechas solo se mueven por solicitud
Una vez bloqueada, una fecha límite solo puede moverse de una forma: una solicitud justificada, aprobada y firmada por otra persona. Nadie edita una fecha directamente.
Todo rechazo indica un motivo
Un rechazo o una cancelación exige firma y motivo por escrito, y el registro vuelve a un estado en el que el error puede corregirse de verdad.
Aprobaciones en orden
Se consulta a dos personas al mismo tiempo, una obligatoria y otra opcional. Calidad es el segundo paso y no ve nada hasta que termina el primero.
Dónde está el registro
Cada registro muestra sus pasos y el punto al que ha llegado. La acción que aparece al lado es la que esta persona puede ejecutar; otra persona ve un conjunto distinto, o ninguno.
